Hirdetés

Neked is van olyan ismerősöd, aki mindent az utolsó pillanatra hagy? Netán te vagy az, aki tényleg a határidő előtti másodpercben szeded össze magad? Cikkünkből megtudhatod, hogyan és miért halogatunk, és van-e erre orvosság! Dr. Takács Ildikó halogatáskutatóval, a BME Ergonómia és Pszichológia Tanszékének vezetőjével beszélgettünk. Ne várj holnapig, hogy megtudd, miért vársz minden mással holnapig! Interjúnk folytatása következik.

Hirdetés

Hogyan jelenhet meg a munkahelyen a halogatás?

A munkahelyen nagyon gyakran szigorú, külső követelményrendszer van, vagyis nem az én tempóm szerint történnek a dolgok, hanem ahogy a munkahely a vezetők és a munkatársaim elvárják tőlem. Ez egy komoly alkalmazkodási kényszer, amlyehez az emberek egy része tud alkalmazkodni. Ez egy nagyon soktényezős játék egyébként, hiszen azt feltételezzük, hogy akkor tudok egy feladatot pontosan befejezni és elvégezni, ha megfelelően közlik velem, mi a feladat tartalma. Tehát a szerephez és tevékenységhez kötődő egyértelműség

nagyban segíti a halogatás elhagyását.

Ha egyértelműen kommunikált rendben kell dolgoznom, akkor nincs ilyen nehézségem. A határidő könnyen tervezhető olyankor, ha minden információ a birtokomban van.

Van más tényező is, amit sokan vizsgáltak, és  roppant ellentmondásos eredményeket kaptak. Például az a helyzet, amikor a vezető, aki kiadja a munkát, nem tudja pontosan eldönteni, hogy mennyi idő egy feladat elvégzése. Tehát ha nem tudjuk azt mondani vezetőként, hogy erre a munkára elég 3 óra, vagy 3 nap szükséges, miközben olyan beosztottaink vannak, akik lelkesen, és hatékonyan szeretnek dolgozni, ők a következő feladatot is el fogják vállalni, habár az előzőt még nem fejezték be.

A halmozódó feladatok nagyon hozzájárulnak a halogatáshoz.

Amikor felgyülemlik 3-4-5 egymásra épülő feladat, nagy a halogatás esélye. Különösen akkor, ha hosszú távú határidőt szabunk. Egy jó vezető ilyenkor utasít, hogy „Állítsatok össze egy munkatervet, és határozzátok meg magatoknak a csoporton belül, hogy kinek mikorra mit kell elkészítenie!”.  Ha csak a végső határidőt tudjuk, akkor nagy valószínűséggel az utolsó 4 napon mindenki mint az őrült fog dolgozni.

Ezeket a halogatási formák intellektuális tevékenységeknél jelentkezhetnek. Ám ha valami manuális, ahol a terméknek készen kell lennie, és a termék meglétének bizonyos lépések a feltételei, ott nem lehet halogatni.

Befolyásolja a halogatást a munkatársakkal való viszonyunk? 

Ha én halogatok, halogatásra kényszerítem a következő munkatársamat is, aki egyébként az én munkám eredményét felhasználva lépne tovább. Igazi nagy frusztrációt a munkavállalóknak az okoz, amikor valaki, ahogy szokták mondani, a keze alá dolgozna, de nem fejezi be határidőre. Halmozódó halogatás történik ilyenkor, mert ő is elkésik, mivel az előtte lévő nem végzett a saját dolgával.

Az együttműködésben a halogatás megöli a munka hatékonyságát.

Ilyenkor nagyon fontos, hogy figyeljünk egymásra, megtervezzük a folyamatot, és kommunikáljunk arról, hol tartunk. A halogatás szét tud verni egy jól működő csapatot is. Ha valaki, aki halogat bekerül egy csapatba, legyünk rafináltak, és mondjunk neki korábbi időpontot, hátha befejezi a rendes határidőre. Ez nem túl tisztességes dolog a másikkal szemben, mert olyan mintha hazudnánk neki, de néha rá vagyunk kényszerítve az ilyen machinációkra. Egy másik működőképes megoldás, ha olyan feladatot adunk neki, ami elég, ha a végére lesz csak kész.

A csoportvezető mit tehet ilyenkor annak érdekében, hogy ez a legkevesebb konfliktust okozza?

Ha valaki krónikus halogató, akkor semmit. Ez ugyanolyan, mint a szorongás. Van, aki alkatilag szorong, és van, aki állapothoz, szituációhoz kötve. Aki krónikusan halogat, azt el kell fogadnunk, és ha fontos nekünk az az ember, alkalmazkodnunk kell hozzá. Ha valaki alkalmi halogató, ott azért sokféle dolgot lehet tenni, például megbeszéljük az illetővel, hogy mit tud vállalni. Ennek az a következménye, mondjuk egy munkahelyen, hogy egy céljutalomból annyi százalékot fog kapni, amennyit dolgozik. Persze ez csak akkor működik, ha van ilyen lehetőség a kezünkben. Az a legegyszerűbb, ha megkérdezzük tőle: tudunk-e valamit tenni annak érdekében, hogy ne halogasson.

Kutatók vizsgáltak hasonló helyzeteket. A vizsgálati személyeknek a feladat kritikus pontjainál ki kellett mondaniuk, hogy mikorra fognak elkészülni. Angolul ezt úgy mondják, hogy „say-do correspondence”. Vagyis hogyha kimondom mások füle hallatára, hogy ezt meg ezt eddigre el fogom készíteni, akkor könnyebb az elköteleződés a határidő betartása mellett. Csupa helyzethalogató volt a kísérletben, és akivel kimondatták, hogy „pénteken délután 2-re elkészülök vele”, azoknak a 70%-a elkészült a feladattal addigra.

Ezek valójában nagyon egyszerű eszközök, mégis valamilyen módon kötelezőnek érzi tőlük az ember a pontosságot. Azt mondjuk magunkban:

„kimondtam, hallotta más is, tehát megcsinálom”.

Mi a helyzet az olyan tevékenységeknél, ahol kreatívabb megoldások szükségesek, és nem lehet annyira konkrétan meghatározni magát a végeredményt? Ilyenkor jobban előfordul, hogy halogatnak az emberek?

Vannak olyan helyzetek, amikor kimondottan segíti a tevékenység eredményességét egy kis inkubációs idő. A kreatív feladatokhoz nagyon nehéz határidőt mondani, még ha tudjuk is, hogy valamikorra meg kell lenniük. Kreatívak nem leszünk csettintésre. Ennek vannak inspiráló helyzetei. Amikor szükség van kreativitásra, de nincs lehetőség rá, hogy hetekig, hónapokig gondolkodjunk, akkor olyan fajta eszközöket vetünk be, mint például a brainstorming, ami arra jó, hogy ami nekem eszembe jut, hátha a te fejedben továbbvisz valamit. Ilyenkor egy kimondottan divergens gondolkodás indul el a témáról. Nem kritizálom, csak továbbfűzöm az ötletet. Egy jól előkészített brainstorming, ahol mindenki tudja, mit kellene csinálni, nagyon hatékony tud lenni. Ha adunk egy kis inkubációt, még inkább felfokozzuk ezt. A kreatív emberek az egyik nagyon fontos tulajdonsága, hogy ha egy ötlet bent marad a fejükben, akkor ezt ők továbbforgatják. Egy pici magból egész fa lesz, sok ággal. És aztán eldöntjük, hogy melyik az az ág, amelyikre gyümölcsöket is szeretnénk, melyik, amelyik most elszáradhat.

Itt például a halogatásnak megtermékenyítő hatása van.

Szervezeti oldalról vizsgálva a témát, szokták állásinterjúkon szűrni, hogy valakinek milyen hajlama van a halogatásra?

Nagyon nehéz. Mit kérdezhetnék? Mondja, szokott maga halogatni? Erre mit válaszol? Persze hogy azt: nem. Azért azt mindenki tudja, hogy a halogatás nem tartozik a legjobb emberi tulajdonságok közé. Következésképpen minden ember számára fontos, hogy egy interjú során jó színben tüntesse fel magát. Ez teljesen normális. Jó benyomást akarunk kelteni. Még ha az interjúvoló is tudja, hogy ez a jó benyomáskeltés milyen, azért szeretjük elhinni a másikról, hogy olyanok.

Nagyon gyakran halljuk mostanában, milyen fontos a munkahelyen, hogy motiváljuk az embereket.  Következhet az egyik hiányából a másik, vagyis ha kevésbé vagyok motivált, jobban halogatok?

Igen, egyértelműen. Motiváció, önfegyelem, lelkiismeretesség ─ ez dolgozik a halogatás ellen. Ha ezek hiányoznak, akár csak az egyik, a halogatás létrejöhet. Ha én munkahelyi vezető vagyok, azt szeretem, ha a munkatársaim belülről motiváltak. Tehát azt, ha olyan feladatokat tudok nekik adni, ami érdekli őket, amit szívesen csinálnak, ami örömet szerez nekik, mert ez biztos, hogy a halogatás ellen dolgozik. Vannak ugyanakkor olyan tevékenységek, amik nem lehetnek belülről motiváltak önmagukban, például monoton adminisztrációs kötelezettségek. Ezek a legkevésbé sem örömet szerző tevékenységek, hacsak nem az érzés a végén, hogy készen van. Ilyenkor kap szerepet a külső motiváció, az erős ellenőrzés és a visszajelzés. Ha ellenőrzöm, és meg is dicsérem érte hogy készen van, akkor ez válhat belső motivációvá.

Emlékeztetni kell, ellenőrizni és dicsérni!

Ez a munkahelyi vezetők felelőssége. És gyakran a munkatársaké is. Egy munkatevékenységet kísérő légkör nagyon gyakran lehet önmagában motiváló azzal, hogy „kész vagyunk, megcsináltuk, ügyesek vagyunk”. Figyeljünk egymásra, támogassuk egymást, figyelmeztessük a másikat! Nem számonkérés ez, inkább szelíd erőszak.

***

A Mindset Pszichológia több, mint érdekes cikkek halmaza. Nem egyszerűen egy szaklap. Ebből a rövid animációs videóból megtudhatod, miről is szól valójában ez a páratlan platform!

Hirdetés
MEGOSZTÁS
A szerző munka- és szervezetpszichológus. 2016 ősze óta a Mindset Pszichológiai Szaklap szakújságírója, a Karrier&Gazdaság rovat vezetője. Jelenleg a CX-Ray adatvezérelt HR-rel foglalkozó szoftverfejlesztő cég munkatársa. Főbb érdeklődési területei: társas kapcsolatok a munkahelyen, hálózatelemzés, környezetpszichológia.

HOZZÁSZÓLOK A CIKKHEZ